Para se obter sucesso em um evento é preciso organização. Existem pessoas e empresas especialistas em organização de eventos, mas caso você queira colocar a mão na massa, é importante seguir alguns passos.
Defina
Saber o que se quer oferecer é fundamental. Só depois de definido o objetivo, o tema e o público alvo do seu evento, você deve escolher a melhor data e o melhor local para acomodar os participantes do seu evento.
Planejar Eventos
Planejar é importante para qualquer atividade. Na realização de eventos, planejar é fundamental. O planejamento vai fazer com que seu evento seja realizado com sucesso independente de situações inesperadas: a atração principal faltou, mas você planejou e tem um ”plano b”; faltou luz no local, mas você contratou um gerador de energia. Não tenha pressa ao planejar o evento. Informe-se sobre eventos similares e não trabalhe com amadores.
Divulgue
Se a propaganda é a alma do negócio e o seu negócio é um evento, a divulgação também necessita de atenção e certamente vai definir o sucesso de seu evento. Quem é o seu público alvo? A resposta para essa pergunta definirá o tipo de mídia que você deve utilizar para divulgação e o estilo de propaganda que você fará. Se você está promovendo um congresso de direito não adianta enviar convites para acadêmicos do curso de medicina.
Facilite
É importante que você simplifique o acesso as informações e inscrições do seu evento. Faça um página na internet com o maior número de informações possível, para isso procure uma empresa especializada em websites. O site, além de todas as informações e respostas para todas as perguntas sobre seu evento, deve conter dicas de acesso ao local, meios de transporte, programação completa, notícias sobre o tema, valores e formas de pagamento.
Oferecer ao participante a possibilidade de fazer a sua inscrição on-line é com certeza uma maneira de facilitar seu acesso. O fato de o participante ter que se deslocar para entregar uma ficha de incrição ou fazer o pagamento, pode fazer com que ele desista da ideia de participar.
Controle
Se você organiza um evento para um número ”x” de pessoas e não controla esse número, seu evento pode estar a caminho do fracasso. É muito importante saber se a meta de inscritos foi alcançada ou não. Ultrapassa a meta também pode requerer adaptações. O controle de inscrições é importante para que se encerre ou prorrogue as inscrições. Para isso, o ideal é contar com um sistema de eventos.
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